BrieflogoHVGB.jpg      De vereniging HVGB is een vereniging met leden en een bestuur.                                                                                                           

Samenstelling bestuur:
De samenstelling van het bestuur wordt in elk tijdschrift vermeld en staat ook op de website www.historiebeilen.nl . Van de bestuursleden worden ook de telefoongegevens vermeld. Verdere communicatie loopt altijd via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Van de leden van de vereniging worden de volgende gegevens in een bestand opgeslagen:
Naam
Straat + huisnummer
Postcode en plaats
Indien een lid zijn e-mailadres aan de vereniging heeft doorgegeven wordt deze ook bewaard in dit bestand.
De persoonsgegevens worden vanaf het aangaan van het lidmaatschap tot beëindiging hiervan bewaard in een administratieprogramma met een externe opslag. Bij beëindiging van het lidmaatschap worden de betreffende gegevens vernietigd.
Alleen de penningmeester en de ledenadministrateur zijn geautoriseerd om hieraan te werken.

Voor het versturen van het tijdschrift wordt per kwartaal éénmaal het adresbestand(postadres) samen met de kopij overgezet op een computer bij de drukkerij. De adresgegevens zijn nodig voor de adreslabels om het tijdschrift te kunnen distribueren. De gegevens worden bij de drukkerij na gebruik vernietigd.

Alleen voor automatische incasso van de contributie van leden die hiervoor gekozen en getekend hebben, wordt ook een bankrekeningnummer bewaard op een aparte computer bij de penningmeester. Dit bestand gaat één keer per jaar naar de bank voor verwerking en is alleen voor de penningmeester toegankelijk.

Ingevulde formulieren op de website kunnen op 3 plaatsen worden verwerkt:

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Deze gegevens komen alleen terecht bij het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de verzending van boeken en tijdschriften.(dit zijn speciaal aangevraagde tijdschriften)
Hiervoor wordt alleen postadres en e-mailadres gevraagd voor verzending en communicatie over de betaling. Deze gegevens worden niet bewaard.

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Opgave en afmelden lidmaatschap. Gegevens worden bij de ledenadministratie verwerkt. Zie voorgaand bij penningmeester. Bij afmelding van een lidmaatschap worden de gegevens vernietigd.

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. en Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Deze mailadressen worden gebruikt voor communicatie met leden en niet-leden. Informatie voor de vereniging, aanleveren artikelen, vragen over onderwerpen e.d. komen via deze e-mailadressen binnen bij de secretaris in functie.

Beantwoording vindt plaats met het privé e-mailadres van de secretaris.
Mailadressen i.v.m. artikelen (bv. schrijvers, informatiebronnen) voor het tijdschrift worden bij de secretaris bewaard.

De vereniging krijgt af en toe schenkingen in de vorm van goederen of een geldbedrag. De naam van de schenker wordt vermeld in het tijdschrift en wordt bewaard in het archiefbestand goederen van de vereniging. Dit bestand wordt beheerd door de secretaris.

Op geen enkele manier worden gegevens van leden of andere partijen gedeeld met andere personen of instanties.